Kim daha az maliyetle daha fazla ürün ve daha kaliteli sonuçlar elde etmek istemez ki? Hele bir de günümüzün global ticaret ortamını, değişen müşteri ihtiyaçlarını, yeni kullanım alışkanlıklarını düşünürseniz… İnternet, sosyal ağlar, sosyal medyanın tüm hayata olan yoğun etkisi, değişen üretim biçimleri, Endüstri 4.0, uzay teknolojileri ve yapay zekâ derken iş süreçlerinden daha yüksek verim elde etmek artık sürdürülebilir bir başarı için olmazsa olmaz! Buna da genel anlamıyla “operasyonel verimlilik” deniyor. Operasyonel verimlilik en kısa şekliyle şöyle tanımlanıyor: Daha az girdi, daha çok çıktı yani daha az maliyet, daha kaliteli iş!
Günümüzde iş süreçlerinin odak noktasında, müşteri memnuniyeti yer alıyor. Bunun için de artık yalnızca güler yüzlü hizmet yeterli olmuyor. En iyisini sizin sunmanız gerek. Yani, “şu markadan farkımız” gibi beylik cümleler sıralayarak durumu kurtarmak, günümüzde artık pek mümkün değil. Çünkü müşteri “daha”sını istiyor. Bugünün tüketicisi bilinçlendi, satın aldığı ürünün albenisiyle değil üretim süreçleriyle daha çok ilgileniyor. Bir markette alışveriş yaparken satın alacağı ürünlerin ambalajını okuyor. Pirinç alacaksa nerede üretildiğine, yerli ürün olup olmadığına bakıyor, üretim faaliyetlerini sorguluyor, çevresel etkileri araştırıyor, o ürüne ödediği paranın gerçek maliyetini yansıtıp yansıtmadığını da fiyat kalite performansını da gözetiyor. Bu da markaların işini giderek zorlaştırıyor. Ya da şöyle söyleyelim: Markaları mükemmel olmaya zorluyor. Böylelikle operasyon süreçlerinde revizyonlar beraberinde geliyor. 21. yüzyılın en önemli iş konularından biri olaraksa “operasyonel verimlilik” gelip en başa oturuyor. Operasyonel verimlilik elde etmek için saat gibi işleyen, mükemmel bir operasyon sistemi kurulması şart. Bu sistemi en verimli şekilde kurma ve sürekli geliştirme yaklaşımına ise Operasyonel Mükemmellik deniyor.
Operasyonel Verimlilikte İsrafa Yer Yok
Operasyonel verimliliğe odaklanan şirketlerde herkes, ürettiği ürün, hizmet ve/veya bilgiyle müşterilerin gereksinimlerini karşılama seviyesini açıkça görmeli. İnsanlar yönetim veya üretim görevlerinde değerin nasıl üretildiğini ve nasıl aktığını görebilmeli. Yaptığı her bir faaliyetin israftan arınmış bir şekilde değer ürettiğinden emin olabilmeli. Aynı zamanda, herkes olası değer akışı kesintisini veya gecikmeyi çözmek için hazırlıklı olmalı, yetkilendirilmeli ve proaktif olarak harekete geçmeye de motive olmalı. Takımlar, yöneticilerin müdahalesine gerek duymadan her zaman üstün performans gösterebilmeli. Ancak tüm bunların eksiksiz şekilde sağlanabildiği ortamlarda operasyonel verimlilikten söz etmek mümkün olabiliyor.
Mükemmele Giden Yolda Verim Arttırılmalı
Operasyonel mükemmellik, işletmelerin müşterileri için yarattığı değeri arttırmasını, bu değeri arttırırken de işletme kaynaklarının etkin bir şekilde kullanımını amaçlayan bir yaklaşım. Yani sürekli iyileştirme felsefesi de diyebiliriz. Farklı endüstri karakteristiklerine göre farklı metodolojilerin daha baskın uygulamalarını gördüğümüz bu felsefede, tüm metodoloji ve disiplinler bir şemsiye altında toplanıyor. Operasyonel mükemmellik şemsiyesi altında bulunan yönetim metodolojileri farklı endüstrilerin ve firmaların ihtiyaçlarına göre farklı önceliklendirilse de iç içe geçmiş birçok yapıyı barındırıyor. Yalın üretim, TPM ve 6 Sigma, dünya çapında kabul gören operasyonel mükemmellik metodolojileri olarak sıralanabilir.
Verimlilik Bilinci Arttırılmalı
Her alanda verimlilik bilincinin arttırılması, işletmelerin buna göre yapılandırılması ve verimlilik arttırma projelerinin yaygınlaşması, bugün hem işletmelerin rekabet ortamında kalıcılıklarını sağlamaları hem de ekonomik büyümenin gerçekleşmesi adına önemli… Verimlilik denildiğinde iş dünyasının ortak bir vizyonu var: Kalkınma için itici güç! Bu gücün arttırılabilmesi ancak uzun dönemli stratejiler, yenilikçi ve akıllı uygulamalar ve çağdaş yönetim yaklaşımlarıyla gerçekleştirilebiliyor.
Küreselleşme, bugün tüm sektörler için gündemde olan bir konu ve işletmeler artık yalnızca bağlı oldukları ülke sınırları dahilinde değil, ticari bakımdan sınırların kalktığı bir ortamda tüm dünya ile yarış halindeler. Böyle bir rekabet ortamında verimlilik artışını sağlamak için kaynakların çok etkin ve doğru bir şekilde kullanılması hayati önem taşıyor. M. Porter, “Ulusların Rekabet Üstünlüğü” adlı eserinde rekabet ve verimlilik ilişkisini şöyle anlatıyor: “Ulusal düzeyde rekabet edebilirlik konusunda anlamlı olan tek kavram, ulusal verimliliktir. Giderek yükselen bir yaşam standardı, bir ülkedeki firmalarının yüksek verimlilik düzeyine ulaşmasına ve verimliliği arttırmalarına bağlıdır. Verimlilikteki artışın sürdürülmesi, kendisini de sürekli geliştiren bir ekonomiyi gerektirir. Bir ulusun firmaları hiç durup dinlenmeksizin ürün kalitesini yükselterek, ona arzu edilen ek özellikler kazandırarak, ürün teknolojisini geliştirerek bulundukları sektördeki verimliliği artırmalı, rekabet edebilme yetkinliklerini geliştirmelidirler.”
Önemli Olan Sürdürülebilir Verimlilik
Verimlilik, işletmenin başarı derecesini ve karlılık durumunu gösteriyor. Zira serbest rekabete dayanan bir ekonomide işletmelerin uzun dönem karlılık oranları, verimliliklerini yansıtıyor. Serbest rekabet piyasasında tüm işletmeler aynı fiyatlarla karşılaştıkları için, bu işletmelerin kar oranlarındaki artış, girdilerin gerçek maliyetlerinin azalmasına bağlı. Bu da verimliliğin artışı anlamına geliyor. Elbette verimlilik, işletme yönetimi açısından da son derece önemli. Verimlilik oranları ve verimliliğin ölçülmesi, işletmelerin genel işleyişlerini ve başarı derecelerini gösteriyor. Dolayısıyla, ve¬rimlilik oranları ve verimliliğin ölçülmesi işletme yöneticileri için bir denetim mekanizması olarak görülmeli. Bir işletmedeki verimlilik artışı, o işletmenin ne kadar iyi yönetildiğine dair de ışık tutuyor. Verimliliği arttırmak ve bunu sürdürülebilir kılmak, yönetimin temel amacı olmalı.
Verimlilik yönetimi, işletmelerin tüm süreçlerde belirlediği hedeflere ulaşılması adına gerçekleştirdiği planlama, uygulama, kontrol ve önlem alma faaliyetlerinden oluşuyor. Amacı mevcut olanakların ve kaynakların en iyi bir şekilde kullanılmasıyla nitel ve nicel olarak planlanan çıktı sonuçlarına ulaşılmasının sağlanması olan verimlilik yönetiminin aşamaları, Planlama – Uygulama – Kontrol – Önlem (PUKÖ) döngüsüyle açıklanıyor.
PUKÖ Döngüsü
PUKÖ döngüsü, sürekli iyileştirmeyi her alanda kolayca kullanabilmek adına oluşturulmuş bir çevrim olarak tanımlanıyor. Bu döngünün en önemli basamağını ise planlama oluşturuyor. Hedefe ulaşmak için neyin, ne zaman, nerede, nasıl ve kimler tarafından yapılacağının belirlenmesi gerekiyor. Doğru bir planla karmaşık süreçleri basitleştirmek ve hedefe daha kısa sürede ulaşmak mümkün. Planın hayata geçirildiği ikinci aşama ise “uygulama” aşaması… Burada plana uygun olarak gerçekleştirilen faaliyetler sonucunda bazı istatistikler elde ediliyor ve bu bilgiler, “Kontrol Et” aşamasında girdi olarak kullanılıyor.
Hedeflere ne kadar yaklaşıldığı PUKÖ döngüsünün üçüncü aşamasında belirleniyor. Eğer hedefe varıldıysa uygulama standart hale getiriliyor. Eğer varılmadıysa, nerelerde sapmalar ve aksaklıklar olduğu belirlenerek bir rapor haline getiriliyor. Döngünün son aşaması olan “Önlem Al” aşamasında ise sapmaların nedenleri bulunarak, ortadan kaldırılmasına yönelik çalışmalar başlatılıyor. Karşılaşılabilecek olası sorunlar için önlemler alınarak hedefe ulaşıldığı takdirde kalıcı bir sisteme geçiş sağlanıyor.
Tüm bunlardan yola çıkarak, verimlilik arttırmanın işletmeler tarafından bir sistem yaklaşımıyla ele alınması gerektiği görülüyor. Verimlilik yönetim sistemi için kurumsal düzeyde geliştirilecek bir verimlilik arttırma stratejisi, olmazsa olmaz! Bu strateji, işletmenin iç ve dış çevresiyle olan ilişkilerine bağlı olarak verimlilik yönetim sisteminin bileşenlerini tanımlıyor. Tüm iş süreçlerinin yenilikçi bir bakış açısıyla gözden geçirilmesini ve nelerin değişmesi gerektiğine karar verilmesi de yine son derece önemli.
Temelinde “İnsana Saygı” Var
Bugün operasyonel verimlilik söz konusu olduğunda akla artık “yalın felsefesi” ve “yalın üretim metotları” geliyor ki bu konu aslında yeni bir konu değil. Yalın felsefesi dünya literatürüne “Toyota” ile girdi. İş süreçlerini iyileştirmeyi, bağlılığı geliştirmeyi, ucuz, hatasız ve kısa zamanda üretimle pek çok alanda israfı önlemeyi hedefleyen bir üretim felsefesi olan yalın felsefesinin temelinde elbette insan var. Bugün sürdürülebilirliği her anlamıyla benimseyen şirketler, yalın üretim felsefesiyle hareket ediyorlar. Yalın düşünce felsefesiyle Toyota üretim sisteminin sanayi dünyasına kattığı en temel ilke, her şeyi ancak müşterinin istediği anda ve miktarda üretmek, gereksiz stokları tümüyle ortadan kaldırmak… Buna göre stok, israf olarak algılanıyor ve sistemde hiçbir israfa yer olmuyor. Her üretim adımı ancak bir sonraki adımın ihtiyaç duyduğu zamanda ve miktarda üretim yapmak üzere “Kanban” adı verilen kartlarla tetikleniyor. Böylelikle talep edildikçe üreten, stokları asgariye indirilmiş ve kaynaklarını çok daha etkin kullanabilen bir sistem yaratılıyor. Sistemin en önemli özelliği ise “insana saygı”.
